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Gestion des stocks au cabinet dentaire

27.06.2008

Une bonne gestion commence toujours par une bonne réflexion. Prenez le temps d’y penser. Comment choisir les bons produits, les bons fournisseurs, votre type de rangement et la personne qui s'occupera de cette tâche au sein de votre cabinet dentaire.

Choisir ses produits
 
Pour télécharger la Fiche Produit cliquer  ici
Le choix est défini par la pratique et l’expérience personnelle de chaque praticien.
Ce choix est important et ne doit pas être remis en question trop souvent car il permet d’établir des listes fiables qui permettront un réapprovisionnement rationnel.
Les produits de forte consommation font l’objet de négociation globale annuelle sur la base du chiffre d’affaire que vous aurez assuré à votre fournisseur. Il est donc important de grouper vos achats. Il sera aussi plus facile de faire des listings.
Les produits plus spécifiques ou innovants seront achetés par chaque praticien dans le cadre de son exercice.
 
Choisir son fournisseur
 
Consacrer du temps à ce choix.
Recevez vos représentants qui vous tiendront au courant des nouveautés.

Si vous optez pour la vente par correspondance :
- demander tous les catalogues existants, les étudier, choisir celui qui vous convient le mieux, (présentation, produits,…)
- analyser la fiabilité, la confiance, la rapidité des livraisons, l’accueil de la personne qui s’occupera de vous
- voyez les conditions que vous pourrez éventuellement obtenir : plus la commande sera importante, meilleur sera le pourcentage obtenu (prime de fidélité), sachez cependant qu’ils ont souvent les mêmes conditions de vente.
 
Choisir son mode de rangement
 
De ce choix découlera la gestion de votre stock.
Plusieurs méthodes existent, on entend souvent parler de la gestion à l’aide d’un tableau de support de fiches en T, d’autres méthodes paraissent plus simples et marchent très bien. Tout dépend du mode d’exercice, du nombre de praticiens, de la manière dont ils fonctionnent et de la complexité de la gestion. Plus l’équipe est grande plus l’outil de gestion doit être sophistiqué.
 
Choisir l’assistante qui s’occupera de la gestion des stock
 
Dans une équipe on peut avoir plusieurs praticiens et  plusieurs assistantes. Il est impératif de définir les tâches de chacun : qui fait quoi ?
 
Une assistante aura donc en charge la gestion des stocks :
- rangement
- commandes
- réapprovisionnement
- discussion avec les fournisseurs
- discussion des contrats…
- dans le cabinet elle sera seule responsable.
 
Elle aura toute votre confiance et vous informera de son travail lorsqu’il faudra prendre des décisions indispensables à une bonne gestion, réciproquement vous l’informerez des nouveaux produits à intégrer à son listing et des changements intervenus.
 
La gestion des stocks :
 
Témoignage de l’assistante dentaire (Martine)
 
Je travaille dans un cabinet dentaire de groupe qui fonctionne avec trois praticiens et trois assistantes. Je m’occupe, entre autres, de la gestion des stocks et des commandes.
L’organisation est simple parce qu’il y a un fort consensus sur les produits achetés en commun. Chaque praticien commande lui-même ses produits spécifiques.
 
Rangement
- Les produits sont toujours rangés à la même place, leur nom est inscrit sur la bordure des étagères ce qui me permet, lors de ma commande, de visualiser rapidement les manques éventuels. Sur la porte d’un des placards, un tableau est mis à la disposition des assistantes qui noteront au fil de la journée les références à réapprovisionner
- Une fois par semaine je vérifie tous les tiroirs dans les cabinets pour prévoir ma prochaine commande.
 
Commandes
Pour les produits courants j’ai établi une liste sous forme de tableau qui me sert de bon de commande avec en-tête :
- Les coordonnées du fournisseur
- Notre code client
- Les références
- La quantité
- Le libellé
- Le prix unitaire

Pour les autres produits j’ai également établi un récapitulatif pour éviter une perte de temps. Une fois par semaine je prépare ma commande, je téléphone aux fournisseurs pour connaître les disponibilités et les offres éventuelles.
 
Dans un avenir proche j’aimerais gérer sur ordinateur les produits commandés annuellement afin de mieux apprécier les quantités nécessaires et en conséquence mieux négocier les marchés.
 
Réception des commandes
A la réception des colis l’une des assistantes vérifie le contenu avec les factures et me signale si une erreur s’est produite car nous ne sommes pas toutes présentes tous les jours au cabinet.
 
Négociation des remises
En fin d’année je négocie avec le fournisseur principal et ses concurrents les remises auxquelles le cabinet peut prétendre pour l’année à venir. Cela est très intéressant
Plus le chiffre est important plus les remises sont conséquentes je groupe donc un maximum de produits chez le même fournisseur.
 
En cas d’absence grâce à ce système mes collègues retrouvent facilement les références et les coordonnées des fournisseurs
Veiller à une rotation régulière, au volume de stockage minimum, aux dates de péremption garder un œil critique sur la qualité, les nouveautés, la gestion des stocks est une tâche importante passionnante nécessitant beaucoup de rigueur.